Seit 2014 regeln die GoBD, wie Unternehmen mit elektronischen Unterlagen und Aufzeichnungen umgehen müssen.

Die Regelungen gelten für jeden — auch für Selbstständige, Freiberufler und Kleinunternehmer! Allerdings sind die GoBD nicht einfach zu verstehen und in der Praxis haben sie ihre Tücken.

Wie kannst du als Selbstständiger mit bescheidenem Budget deine IT und Buchhaltung GoBD-konform gestalten?

In diesem Artikel erkläre ich dir die GoBD ganz einfach und nenne dir konkrete Tipps, wie du sie in deiner Buchhaltung und Datenarchivierung umsetzen kannst.

Diesen Artikel habe ich 2017 geschrieben und im August 2020 grundlegend überarbeitet. Er spiegelt meine eigenen Recherchen und Erfahrungen wider. Lass dich im Zweifelsfall von einem Steuerberater oder einen anderen Experten beraten. Bitte schreibe mir, wenn du einen Fehler oder veraltete Informationen entdeckst.

Was bedeuten die GoBD und für wen gelten sie?

Bereits im Jahr 2014 erließ das Bundesfinanzministerium die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ –kurz GoBD  – die die Anforderungen an eine IT-gestützte Buchhaltung zusammenfassen.

Bis Ende 2016 lief eine Übergangsfrist. Seit 1.1.2017 sind die GoBD vollständig in Kraft und gelten für alle, die in irgendeiner Form eine IT-gestützte Buchhaltung führen.

Sobald du auch nur eine Rechnung per E-Mail bekommen oder versendet hast, führst du eine IT-gestützte Buchhaltung.

Die GoBD gelten also ausnahmslos für jeden, der Geschäfte macht: Für Unternehmen, Unternehmer, Selbständige, Freiberufler.

Warum solltest du dich an die GoBD halten?

Die GoBD sind kein Gesetz – du machst dich nicht strafbar, wenn du dich nicht zu 100 Prozent daran hältst.

Ignorierst du die GoBD, kann das trotzdem Folgen für dich haben, die im besten Fall nur ärgerlich, im schlimmsten Fall existenzbedrohend sind. Nämlich dann, wenn du Besuch eines Betriebsprüfers vom Finanzamt kommt.

Wenn du deine Buchhaltung nicht regelkonform führst, kann es sein, dass der Prüfer Belege nicht anerkennt. Die Belege gelten praktisch als „nicht vorhanden“. Deine komplette Buchhaltung, deine Jahresabschlüsse und Steueranmeldungen würden dadurch fehlerhaft und unvollständig.

Als Folge wird er deine Umsätze und Ausgaben schätzen und auf dieser Basis deine Steuernachzahlung berechnen. Wie du sicher weißt, ist das Finanzamt dabei nicht gerade zimperlich.

Immer wieder berichten Unternehmen von Steuerschätzungen, die ein Vielfaches höher sind als die Zahlen in den Büchern. Als Selbständiger kann dich das deine Existenz kosten.

Solche Angelegenheiten liegen im Ermessen des Betriebsprüfers und des zuständigen Finanzamts. Wenn es irgendwo Ungereimtheiten in deinen Büchern gibt oder du Fehler gemacht hast, wird der Prüfer ganz genau hinschauen. Wenn du deine Buchhaltung gewissenhaft und korrekt führst, wirst du eher glimpflich davonkommen.

Willst du das Risiko eingehen?

Willst du hohe Steuernachzahlungen vermeiden, musst du dich unbedingt mit den GoBD beschäftigen und deine Buchhaltung daran anpassen.

Verständlich & praxisnah

Das Thema bis heute an einem großen Teil der Selbstständigen und „kleinen“ Unternehmer komplett vorbeigegangen.

Kein Wunder, sind doch für Normalmenschen verständliche Informationen darüber schwer zu bekommen. Das Internet ist voller Pressemeldungen und Ratgeber, für die man mindestens Jurist sein sollte, um sie sinnvoll interpretieren zu können.

Versteht man schließlich, was die GoBD bedeuten, sagt einem keiner, wie man die Regeln in der Praxis umsetzen kann. Für diesen Artikel habe ich viele Stunden recherchiert und mit Leuten gesprochen.

Ich wollte wissen, wie sich meine Buchhaltung kostengünstig, aber zuverlässig an die GoBD-Vorschriften anpassen lässt: Mit Lösungen, die ich bezahlen kann und die ohne großen Administrationsaufwand von allein laufen.

Hier teile ich dieses Wissen mit dir. Ich erkläre alles so verständlich und praktisch wie möglich. Meine Anleitungen kannst du ohne spezielles IT- und Finanz-Know-how umsetzen.

Die GoBD-Bedeutung in Kürze erklärt

Wie erwähnt sind die GoBD kein Gesetz. Das heißt, sie regeln nicht im Detail, was du darfst oder nicht darfst.

Sie sind eine Sammlung von Richtlinien oder Grundsätzen, die beschreiben, wie eine ordnungsgemäße Buchführung und Datenarchivierung in einem Unternehmen auszusehen hat.

Die GoBD sind ziemlich umfangreich. In diesem Artikel erkläre ich deshalb nur die Grundsätze, die für dich als Selbstständiger oder „kleiner“ Unternehmer relevant sind und die dir bei einer Steuerprüfung große Probleme bereiten können.

Was sind steuerlich relevante Daten?

Wenn im Folgenden von Unterlagen, Belegen, Aufzeichnungen, E-Mails, etc. die Rede ist, sind damit immer nur steuerlich relevante Unterlagen gemeint, selbst wenn ich es nicht jedes Mal explizit schreibe: Unterlagen, die konkrete Informationen zu deinen Geschäften oder Aufträgen beinhalten. Genau genommen gehören dazu auch handschriftliche Notizen.

Es ist nicht konkret definiert, was „steuerlich relevant“ bedeutet. Daher gilt: lieber ein Dokument zu viel als zu wenig archivieren. E-Mails, in denen du lediglich einen Termin vereinbarst oder Newsletter sind definitiv nicht gemeint.

Hier findest du eine detaillierte Erklärung zu steuerlich relevanten Daten.

Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen

Alle steuerlich relevanten Daten im Unternehmen müssen laut GoBD so archiviert werden, dass du das Original nachträglich nicht mehr bearbeiten kannst oder dass jede nachträgliche Änderung offensichtlich ist.

Dies gilt nicht nur für Rechnungsbelege, sondern auch für deine Stamm- und Lieferantendaten, die mit deinen Buchungen verknüpft sind, und für andere relevante Geschäftsunterlagen.

Änderst du ein Dokument nachträglich durch Bearbeiten, Überschreiben oder Löschen, müssen diese Änderungen lückenlos protokolliert werden. Diese Protokolle müssen aufbewahrt und bei einer Betriebsprüfung zusammen mit der restlichen Buchhaltung vorgelegt werden.

Zeitnahe Erfassung von Buchungen und Aufzeichnungen

Unbare (bargeldlose) Geschäftsvorfälle wie Überweisungen oder Kreditkartenzahlungen müssen innerhalb von zehn Tagen buchhalterisch erfasst werden.

Das heißt, wenn du eine Rechnung bekommst, musst du diese innerhalb von zehn Tagen in deiner Buchhaltungssoftware verbuchen. Barzahlungen müssen nach wie vor grundsätzlich täglich erfasst werden.

Wahrscheinlicher ist jedoch, dass du deine Buchhaltung monatlich (periodisch) durchführst. Diese Methode ist ebenso GoBD-konform, sofern du sicherstellst, dass deine Unterlagen bis zum Zeitpunkt der Buchung nicht verloren gehen oder verändert werden.

Buchungen müssen bis zum Ende des Folgemonats abgeschlossen sein. Bei anderen Aufzeichnungen wie Angeboten oder Preiskalkulationen besteht ebenfalls die Pflicht zur zeitnahen Erfassung.

Vollständige und nachvollziehbare Archivierung

Du musst steuerlich relevante Unterlagen sechs oder zehn Jahre aufbewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem du deinen Jahresabschluss gemacht hast. (Tatsächlich sind es also bis zu sieben oder elf Jahre.)

Die in den GoBD-Vorschriften genannte zehnjährige Frist gilt zum Beispiel für alle Rechnungen, Verträge oder deine Inventarliste. Sechs Jahre aufbewahren musst du Unterlagen wie Lieferscheine oder Briefe und E-Mails, in denen relevante Details zu deinen Aufträgen besprochen wurden.

Die IHK Frankfurt erklärt auf ihrer Webseite Einzelheiten zur Aufbewahrungspflicht.

Ja, du hast richtig gehört: Die Aufbewahrungspflicht bezieht auch E-Mails mit ein, wenn die relevanten Inhalte direkt im E-Mail-Text enthalten sind. Befinden sich alle relevanten Inhalte in einem angehängten Dokument, gilt die Aufbewahrungspflicht nur für das Dokument.

Der Steuerprüfer muss deine archivierten Geschäftsvorfälle lückenlos nachvollziehen können. Wenn ein Auftrag von dir ein Angebot an den Kunden, einen E-Mail-Wechsel und eine Rechnung umfasst, müssen alle diese Unterlagen geordnet und nachvollziehbar archiviert werden.

Jederzeitige Verfügbarkeit deiner Buchhaltung

Der Steuerprüfer muss jederzeit auf deine Daten zugreifen können.

Für Papierunterlagen erfüllen sauber sortierte Aktenordner diese Anforderung. Bei digitalen Daten empfiehlt sich die Nutzung einer GoBD-konformen Buchhaltungssoftware und Archivierungssoftware, auf die der Steuerprüfer zugreifen kann.

Wechselst du im Laufe der Jahre deine Software, musst du unbedingt sicherstellen, dass die alte Software weiterhin benutzbar bleibt und der Steuerprüfer deine Daten auswerten kann.

Dokumentierung und Protokollierung deiner Prozesse

Als Unternehmer bist du dazu verpflichtet, dafür zu sorgen, dass die GoBD in deinem Unternehmen eingehalten werden.

Du musst geeignete Prozesse definieren, dokumentieren und sicherstellen, dass sie funktionieren: Zum Beispiel, dass deine Dokumente nachträglich nicht mehr unbemerkt verändert werden können: weder durch dich selbst, noch durch Mitarbeiter oder deinen Steuerberater.

Dieser Punkt klingt zuerst vielleicht abstrakt für dich, später erkläre ich mehr dazu.

Praktische Umsetzung der GoBD

Hast du nun verstanden, was die GoBD bedeuten?

Im Grunde möchte das Finanzamt sicherstellen, dass deine Buchführung den Tatsachen entspricht.

Durch lückenlose Erfassung und Archivierung aller Unterlagen musst du nachweisen können, dass niemand absichtlich oder unabsichtlich deine Zahlen manipuliert hat. Dass du ehrlich deine Steuern zahlst.

Nur so wirst du eine Betriebsprüfung glimpflich überstehen und eine hohe Steuernachzahlung vermeiden.

Verstehen ist das eine. Etwas ganz anderes ist jedoch, diese GoBD-Vorschriften in der Praxis richtig anzuwenden, ohne jeden Monat hunderte Euro für Software oder Dienstleister auszugeben.

Als Selbstständiger kannst du dir das schlicht nicht leisten. Genauso wenig kannst du es dir aber leisten, eine Steuernachzahlung zu riskieren und deine Existenz zu gefährden.

Lass uns zur Praxis kommen. Ich erkläre dir, wie ich die einzelnen Regeln umsetze, welche Tools du dafür verwenden kannst und worauf du achten musst.

Um deine Buchhaltung und Archivierung von Unterlagen GoBD-konform zu führen, musst du den kompletten Prozess von A bis Z betrachten. Es bringt nichts, das Meiste zu beachten. Entweder deine Buchhaltung ist GoBD-konform, oder sie ist es nicht.

Die vier Bestandteile der GoBD-konformen Buchhaltung und Datenarchivierung

Gliedern wir den Prozess zum besseren Überblick in vier Schritte auf:

  1. Unterlagen erfassen  –  zeitnah
  2. Geschäftsvorfälle in deiner Buchhaltungssoftware verbuchen –  zeitnah, unveränderlich
  3. Unterlagen archivieren  – unveränderlich, nachvollziehbar, verfügbar
  4. Prozesse dokumentieren und protokollieren

Schritt 1: Belege und Unterlagen erfassen

Mit „Erfassen“ meine ich das, was du mit deinen Unterlagen oder Belegen machst, bevor du sie in deiner Buchhaltungssoftware einträgst oder in deinem Archiv ablegst.

Normalerweise verlangt das Finanzamt, dass du alle bargeldlosen Geschäftsvorfälle innerhalb von zehn Tagen verbuchst.

Die wenigsten von uns werden das tun. Deshalb erlauben die GoBD die periodenweise Buchung: monatlich oder quartalsweise.

Dafür musst du jedoch eine Voraussetzung erfüllen: Du musst sicherstellen, dass alle Unterlagen und Aufzeichnungen, die du in der Zwischenzeit erhältst oder selbst erstellst, bis zum Zeitpunkt der Verbuchung beziehungsweise Archivierung nicht verloren gehen und nicht verändert werden.

Wie setzt du das pragmatisch um?

Papierunterlagen

Erhältst du Rechnungen oder Angebote auf Papier, legst du diese gleich an einem festen Platz ab: zum Beispiel in einer Mappe oder einer Briefablage. Wenn du möchtest, kann du eingehende Unterlagen auch mit einem fortlaufenden Code oder mit dem Eingangsdatum (zum Beispiel mit einem Stempel) markieren.

Du darfst Papierdokumente auch digitalisieren, damit du sie später platz- und zeitsparend elektronisch verarbeiten und archivieren kannst.

Wenn du keinen Scanner hast, mache mit deiner Smartphone-Kamera und einer Scanner-App ein Foto deines Dokuments.

Scanner-Apps zum Digitalisieren von Papierunterlagen

Vergewissere dich, dass die Fotoqualität gut ist und alle Angaben auf dem Dokument gut zu lesen sind. Speichere es am besten als PDF oder als JPEG ab.

Speichere alle Dokumente gesammelt an einem festen Platz, an dem du sie leicht wiederfindest. Am besten nutzt du dafür einen sicheren Cloud-Speicherdienst, damit die Dokumente nicht verloren sind, wenn dein Computer den Geist aufgibt.

Vorsicht: Du darfst die Papierunterlagen nicht in jedem Fall schreddern, nachdem du eine digitale Kopie erstellt hast!

Nur wenn du im restlichen Verlauf deiner Buchführung und Archivierung alle Prozesse GoBD-konform gestaltest, darfst du auf die zusätzliche Aufbewahrung deiner Papierunterlagen verzichten. Dazu erkläre ich nachher noch mehr.

Zum Glück bekomme ich heute so gut wie keine Rechnungen mehr auf Papier!

Digitale Unterlagen (PDF oder andere Formate)

Fast alle meine Rechnungen kommen als PDF per E-Mail. Oder der Lieferant stellt sie mir per Download über ein Portal zur Verfügung. Auch hier muss ich sicherstellen, dass alles so lange sicher aufbewahrt wird, bis ich meine monatliche Buchhaltung mache.

Speichere PDF-Rechnungen gleich an einem zentralen Ort ab, nachdem du sie erhalten oder heruntergeladen hast. Lege sie am besten in dasselbe Verzeichnis, in dem schon deine digitalisierten Belege liegen.

Die E-Mail, an die ein PDF angehängt war, darfst du löschen. Sie ist wie ein Briefumschlag anzusehen, der nur als Transportmittel dient. Allerdings sollten in der E-Mail selbst keine zusätzlichen relevanten Informationen enthalten sein.

Vorsicht: PDF-Dokumente auszudrucken und nur in Papierform abzulegen, ist nach GoBD nicht zulässig. Solche Ausdrucke sind nur für den persönlichen Gebrauch; sie werden bei einer Steuerprüfung nicht anerkannt.

Rechnungen oder Angebote an meine Kunde erstelle ich grundsätzlich direkt in meiner GoBD-konformen Buchhaltungssoftware. So sind diese gleich an der richtigen Stelle gespeichert.

Belege aus einem Kassensystem

Betreiber eines Ladengeschäfts oder eines Gastronomiebetriebs haben täglich viele kleine und größere Geschäftsvorfälle, die bar und bargeldlos bezahlt werden. Dafür benötigst du ein GoBD-konformes Kassensystem, das alle Käufe aufzeichnet und im Idealfall gleich an deine Buchhaltungssoftware weiterleitet.

Da ich mich in diesem Bereich überhaupt nicht auskenne, klammere ich ihn in diesem Artikel aus. Hier findest du weitere Erklärungen über Kassensysteme und GoBD.

E-Mails

E-Mails müssen im oben genannten Sinne nicht erfasst werden. Sie landen einfach in deinem Postfach und bleiben dort, bis du sie löschst.

Laut GoBD müssen jedoch alle steuerlich relevante E-Mails archiviert und sichergestellt werden, dass sie nicht verändert werden können.

Insbesondere gilt das für Rechnungen oder Angebote, die nicht als PDF-Anhang, sondern direkt im E-Mail-Text versandt werden. Vor allem Software-Anbieter und Dienstleister aus dem Ausland nutzen diese Methode.

Deine E-Mails müssen technisch erfasst und archiviert werden, bevor du sie erhältst. Sind sie einmal in deinem Postfach gelandet, hast du potenziell die Möglichkeit, sie zu verändern. GoBD-konform ist das nicht mehr.

Wie du eine solche Lösung konkret umsetzen kannst, erkläre ich später.

Buchhaltungssoftware kann normalerweise keine E-Mails verarbeiten. Trotzdem möchtest du natürlich Rechnungsbelege, die direkt in einer E-Mail stehen, als Beleg in deiner Software hinterlegen.

Dazu wandelst du den E-Mail-Text in ein PDF um (als PDF „drucken“) und legst das erstellte Dokument an deinem zentralen Speicherort ab.

Vorsicht: Auch nachdem du eine E-Mail-Rechnung in ein PDF umgewandelt hast, darfst du die E-Mail unter keinen Umständen komplett löschen (sofern du sie nicht schon archiviert hast).

Der PDF-Ausdruck in deiner Buchhaltungssoftware dient nur der besseren Übersicht, ist aber im Sinne der GoBD-Bedeutung nicht für die Archivierung geeignet.

Schritt 2: Belege in deiner Buchhaltungssoftware verbuchen

Nun hast du alle Belege übersichtlich an einer Stelle gespeichert und kannst dich gut vorbereitet an deine monatliche Buchhaltung machen.

Am bequemsten lässt sich diese Aufgabe mit Online-Diensten erledigen, für die du einen geringen monatlichen Preis zahlst. Du musst dich nicht um die Technik, um Back-ups deiner Daten oder um Anpassungen an neue Gesetze kümmern.

GOBD-konforme Online-Buchhaltungslösungen

Da ich mich nur mit Lexoffice, der Software von Haufe-Lexware auskenne, erkläre ich die Vorgehensweise an deren Beispiel. Für welchen Anbieter du dich entscheidest, hängt von deinen Anforderungen und deinem Geschmack ab.

Um Missverständnisse zu vermeiden: Es gibt keine offiziell von der deutschen Finanzbehörde als GoBD-konform eingestufte Software. Bestimmte Lösungen erfüllen grundsätzlich die Anforderungen; manche Anbieter haben dies zusätzlich von unabhängiger Seite prüfen und bestätigen lassen.

So erfüllt Lexoffice die Anforderungen der GoBD: Die Software …

  • … speichert alle Angaben und Dokumente unveränderbar ab.
  • … protokolliert alle nachträglichen Änderungen an Daten oder Dokumenten lückenlos.
  • … bietet einen speziellen Zugang für Steuerprüfer zur Auswertung deiner Bücher.

Damit sind alle technisch lösbaren Anforderungen des GoBD   abgedeckt: Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Verfügbarkeit.

Für die ordentliche Erfassung deiner Belege und das zeitnahe Verbuchen bist immer noch du verantwortlich. Legst du eine Buchung in Lexoffice an, wird sie dort unlöschbar für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist gespeichert.

Selbst, wenn du dein Konto kündigst, kannst du in der Regel weiter über den kostenlosen Account auf die Daten zugreifen.

Natürlich kannst du Buchungen nachträglich verändern: zum Beispiel wegen eines Zahlendrehers oder weil dein Kunde dich um Änderung der Angaben auf einer Rechnung bittet.

Deine Buchung wird als neue Version gespeichert, die ursprüngliche Version bleibt abrufbar. So kann der Steuerprüfer später nachvollziehen, ob eine Änderung aus sachlichen Gründen passiert ist oder ob eine Rechnung nachträglich frisiert werden sollte.

Lade deine gesammelten PDF-Belege in Lexoffice hoch und verknüpfe sie mit deinen Buchungen. Gibt es zu einem Auftrag neben der Rechnung auch ein Angebot und einen Lieferschein, lege sie am besten mit bei der passenden Buchung ab. So hast du alles übersichtlich an einer Stelle.

Für Rechnungen, die du selbst mit Lexoffice an Kunden ausgestellt hast, wird automatisch eine Buchung erstellt. Verbuchst du jeden Monat ordentlich deine Belege in Lexoffice, hast du in diesem Schritt die GoBD mit Leichtigkeit erfüllt.

Schritt 3: Unterlagen archivieren

Belege und andere Dokumente (digital und auf Papier)

Unterlagen, die du in Lexware hochgeladen hast, sind mit diesem Schritt GoBD-konform und rechtssicher archiviert. Sie sind dort unveränderbar gespeichert.

Die PDF-Dokumente auf deinem Computer kannst du nun löschen.

Belege auf Papier kannst du vernichten, wenn du dich an die Richtlinien für das sogenannte „Ersetzende Scannen“ hältst. Wichtigste Vorgabe ist dabei, dass du eine schriftliche Verfahrensdokumentation für den Scan-Prozess erstellst. Hier findest du eine Mustervorlage für eine Verfahrensdokumentation.

Bei kleinen Unternehmen reicht in der Praxis sicherlich eine einfache, formlose Beschreibung aus. Daraus muss hervorgehen, wer in deinem Unternehmen Belege wie verarbeitet und wodurch du sicherstellst, dass sie dabei nicht verändert werden. Zum Beispiel durch eine Vier-Augen-Prüfung.

Außerdem musst du direkt nach dem Scannen prüfen, ob die digitalen Belege originalgetreu und gut lesbar sind.

In diesem Fall sind die digitalen Kopien ein vollwertiger Ersatz für deine Papierbelege. Nutzt du eine Buchhaltungssoftware, die nicht den GoBD entspricht oder sind deine Prozesse nicht GoBD-konform, musst du Papierbelege weiterhin zusätzlich aufbewahren.

Dasselbe gilt auch für Dokumente mit größerer rechtlicher Bedeutung, wie Verträge oder Urkunden. Diese musst du in jedem Fall in der Originalform archivieren.

Vorsicht: Auch beim Digitalisieren von Unterlagen gilt der Grundsatz, dass sie zeitnah erfolgen muss. Papiere solltest du am besten gleich, spätestens monatlich mit deiner Buchhaltung scannen oder fotografieren und in deine Software einbuchen.

Wenn du rückwirkend deinen Aktenschrank auflösen und dein Archiv der letzten Jahre digitalisieren willst, ist das problematisch: Es liegt eine lange Zeit zwischen Erhalt und Digitalisierung der Dokumente.

Cloud-Lösungen zur Beleg-Archivierung

Mit Lösungen wie GetMyInvoices kannst du Rechnungen verschiedenen Anbieter automatisch herunterladen, zum Beispiel aus dem Kundenbereich deines Telefonanbieters.

Alle deine Rechnungen werden an einer zentralen Stelle gesammelt und in der Cloud gespeichert. Über eine Schnittstelle importierst du Belege aus GetMyInvoices in Lexoffice, wo du sie verbuchen kannst.

Solche Cloud-Lösungen können prinzipiell GoBD-konform sein; bitte informiere dich darüber beim Anbieter.

Die GoBD-Pflicht zur Archivierung bezieht sich auf alle Dokumente und Aufzeichnungen, die mit deinen Geschäften zu tun haben.

Wenn du während einer Besprechung eine Preiskalkulation auf einen Zettel schreibst und du daraufhin den Auftrag erhältst, musst du auch diese Notiz archivieren. Reine Entwürfe oder Unterlagen zu Geschäften, die nicht zustande gekommen sind, brauchen nicht archiviert zu werden.

Praktisch hieße das, du müsstest die Notiz einscannen und in deiner Buchhaltungssoftware oder einer anderen GoBD-konformen Software ablegen.

Um diesen extra Aufwand zu vermeiden, erstelle ich grundsätzlich alle Angebote (und ähnliche Dokumente) direkt in Lexoffice, damit sie dort archiviert werden.

Oder ich tippe meine Notizen in ein Dokument und verschicke dieses per E-Mail an den Kunden, so dass das Dokument automatisch von meiner E-Mail-Archivierung erfasst wird.

E-Mails

Wie erwähnt, musst du deine geschäftlich relevanten E-Mails sechs oder zehn Jahre archivieren und sicherstellen, dass sie nachträglich nicht verändert werden können.

Das funktioniert nur, wenn deine E-Mails vom Archivierungssystem „abgefangen“ und gespeichert werden, bevor sie bei dir oder beim Empfänger ankommen. Dafür ist eine technische Lösung nötig.

Jede provisorische Lösung, bei der du deine E-Mails nachträglich archivierst ist im Sinne des GoBD nicht rechtssicher.

Teilweise wird im Internet empfohlen, man solle regelmäßig seine E-Mails exportieren und auf CD brennen. Doch könntest du deine E-Mails vor dem Brennen verändern oder nur bestimmte E-Mails exportieren.

Dasselbe gilt für Archivierungsdienste, die deine E-Mails per POP3- oder SMTP-Abruf aus deinem Postfach abholen und in der Cloud speichern. Hier hättest du ebenfalls die Möglichkeit zur Manipulation.

Bei der E-Mail-Archivierung gehört zum Grundsatz der Verfügbarkeit zusätzlich die Möglichkeit zur maschinellen Auswertung.

Das heißt, der Steuerprüfer muss dein E-Mail-Archiv per Computer durchsuchen und auswerten können. Zum Beispiel muss er nach Datum oder Schlagworten nach bestimmten E-Mail-Korrespondenzen suchen können.

Es ist dafür keine spezielle Technik vorgeschrieben. Ein Aktenordner mit den ausgedruckten E-Mails der letzten zehn Jahre oder eine Ansammlung von Text-Dateien auf einer CD erfüllen diese Anforderungen jedoch garantiert nicht.

Vielen Selbstständige und kleinen Unternehmen ist diese Vorschrift überhaupt nicht bekannt. Sie nutzen kostenlose E-Mail-Dienste wie GMail oder iCloud oder den Mailserver ihres Webhosting-Providers.

Um es klar zu sagen: Mit kostenlosen Postfächern und den Standard-E-Mail-Lösungen von Webhosting-Providern kannst du E-Mails nicht rechtssicher archivieren.

Einfache Cloud-Lösungen zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung

Beachte, dass du die Archivierung extra bestellen oder aktivieren musst. Sie ist nicht automatisch bei deinem E-Mail-Postfach dabei.

Zum Glück gibt es mehr und mehr Anbieter von kostengünstigen Lösungen – viele Jahre lang musste man diese mit der Lupe suchen.

Wie funktionieren diese Dienste grundsätzlich?

Du kannst konfigurieren, von welche Postfächern E-Mails archiviert werden sollen und für wie lange. Der Archivierungsserver greift alle betreffenden E-Mails vor dem Versand oder vor dem Eingang ab und speichert sie unveränderlich.

Du kannst alle archivierten E-Mails durchsuchen. Du kannst einen Export für den Steuerprüfer erstellen oder ihm direkt Zugriff auf dein Archiv geben.

So nutzt du Google Vault für die E-Mail-Archivierung

  1. Melde dich mit deinem G Suite-Admin-Nutzer auf https://ediscovery.google.com/discovery/ an.
  2. Gehen zu „Standardmäßige Aufbewahrungsregel“ und erstelle eine Aufbewahrungsregel für E-Mails.
  3. Trage als Standardregel für E-Mails eine Frist von 4.015 Tage ein: das entspricht 11 Jahren. So lange werden nun alle E-Mails gespeichert.

Du kannst auch Dokumente auf Google Drive, Chat-Nachrichten und alle anderen Daten in deiner G Suite archivieren. Ob du das brauchst, hängt davon ab, wofür du diese verwendest.

Bei einer Steuerprüfung gibst du dem Prüfer Zugang zu deinem Vault. Über eine einfache Suchmaske kann er deine E-Mails nach Stichwörtern, Personen oder Daten durchsuchen.

Der Nachteil dieser Lösungen ist, dass du deine E-Mail-Postfächer zum jeweiligen Anbieter umziehen musst. Zwar kannst du wieder wechseln, aber dein Archiv musst du für die gesamte Aufbewahrungsfrist dort behalten und weiter bezahlen: bis zu 11 Jahre lang. Ist leider so.

Du könntest deine E-Mails auch mit einer eigenen Lösung archivieren: Anbieter wie Reddox oder MailStore bieten Software dafür an. Sofern du kein IT-Experte bist und deine eigenen Server betreiben kannst, rate ich davon ausdrücklich ab!

Wenn du dich um gar nichts kümmern möchtest, kannst du einen IT-Dienstleister deines Vertrauens beauftragen, deinen E-Mail-Server samt Archivierungslösung für dich zu betreiben. Das lohnt sich finanziell erst ab mehreren Nutzern; wenn es dir nichts ausmacht, ein paar Euro mehr zu bezahlen, ist das eine brauchbare Option.

Wichtig: Trenne geschäftliches und private Postfächer

Unabhängig von deiner Archivierungslösung solltest du im Sinn behalten, dass ausnahmslos alle deine E-Mails in Zukunft für lange Zeit gespeichert werden.

Wenn du nicht willst, dass der Steuerprüfer irgendwann in deinen persönlichen E-Mails stöbert, solltest du deine privaten E-Mails konsequent über ein separates Konto versenden und empfangen.

Sobald du Postfächer für feste oder freie Mitarbeiter erstellst wird es richtig kritisch. Denn unsere Datenschutzgesetze verbieten es, persönliche Daten von Mitarbeitern zu archivieren.

Lasse am besten jeden Mitarbeiter eine Vereinbarung unterschreiben, die die private Nutzung der geschäftlichen E-Mail-Adresse komplett verbietet. So bist du auf der sicheren Seite. Wenn er es trotzdem tut, ist es nicht deine Verantwortung.

Schritt 4: Prozesse dokumentieren und protokollieren

Zu guter Letzt wird ein Steuerprüfer nicht nur deine korrekt geführten Bücher und deine Archive sehen wollen. Er wird eventuell wissen wollen, wie du deine Buchführung und Archivierung erledigst und wie du sicherstellst, dass alles korrekt ist.

Deshalb enthalten die GoBD die Verpflichtung für Unternehmer, Prozesse zu dokumentieren und zu protokollieren.

Während eine GoBD-Verfahrensdokumentation in großen Konzernen schon einmal hunderte (tausende?) Seiten dick werden kann, wäre ein solcher Aufwand für dich als Selbstständiger oder Freiberufler unangebracht. Das Finanzamt gibt grob vor, dass der Umfang der Dokumentation für die Betriebsgröße angemessen sein soll.

In deinem Fall wird es ausreichen, wenn du dem Steuerprüfer klar erklären kannst, wie du deine Buchhaltung und Archivierung durchführst. Dafür, und für dich selbst, kannst du eine kleine Checkliste anlegen, auf der die einzelnen Aufgabenschritte notiert sind.

Ein fehlende oder unvollständige Dokumentation ist nicht grundsätzlich ein Problem, solange deine Unterlagen in Ordnung sind. Jedoch kann sie zusätzliches Vertrauen schaffen und Unklarheiten beseitigen.

Zusammenarbeit mit dem Steuerberater

Arbeitest du mit einem Steuerberater zusammen? Er kann dir viel Arbeit abnehmen. Das Thema GoBD ist damit für dich trotzdem nicht erledigt.

Im Regelfall sammelt ein Klient seine Rechnungen und Belege und übergibt diese (analog oder digital oder gemischt) einmal monatlich an den Steuerberater.

Oder der Klient bucht die Belege bereits in einem System ein und exportiert diese über eine Schnittstelle ins System des Steuerberaters.

Der Steuerberater bearbeitet die Buchungen, archiviert die Belege bei sich oder gibt sie dir zurück.

Doch deine Dokumente müssen zuerst GoBD-konform, unverändert und zeitnah, beim Steuerberater ankommen. Dafür bist du verantwortlich. Ebenso für das Einscannen von Papierbelegen, wenn du das mit deinem Steuerberater so vereinbart hast.

Zudem kümmert sich dein Steuerberater nur um Rechnungsbelege, nicht um sonstige relevante Dokumente oder Aufzeichnungen, für die eine Aufbewahrungspflicht gilt. (Wenn du das nicht extra mit ihm vereinbarst.) Auch um die Archivierung deiner E-Mails kümmert er sich nicht.

Meine obigen beschriebenen Empfehlungen kannst du in der Zusammenarbeit mit einem Steuerberater eins zu eins umsetzen, um die GoBD-Vorschriften zu erfüllen.

In Lexoffice und anderen Online-Buchhaltungslösungen kannst du deine Daten nach dem Verbuchen exportieren und zu deinem Steuerberater übertragen, zum Beispiel im Datev-Format.

So hast du einerseits professionelle Hilfe durch einen Experten. Andererseits machst du dich nicht komplett abhängig und bleibst auch beim Wechsel deines Steuerberaters Herr über dein eigenes Archiv.

Du hast vielleicht eine andere Methode, wie du mit deinem Steuerberater zusammenarbeitest. Setze dich am besten mit ihm zusammen und besprecht, wie ihr eure Prozesse GoBD-konform gestalten könnt: welche Aufgaben er dir abnimmt und worum du dich selbst kümmern musst.

GoBD für Selbstständige — ein Fazit

Alles in allem klingt das nach einer Menge Arbeit und Komplikationen, oder?

So schlimm ist es aber gar nicht.

Fassen wir noch einmal in Kürze zusammen, was die GoBD für dich als Selbständiger oder Inhaber eines kleinen Unternehmens bedeuten:

Du brauchst…

  • ein System, wie du alle steuerlich relevanten Unterlagen oder Aufzeichnungen sauber ablegst, solange bis du sie in deiner Buchhaltungssoftware verbuchst und/oder archivierst.
  • eine Buchhaltungssoftware, die die Anforderungen der GoBD erfüllt und die Disziplin, jeden Monat ordentlich deine Buchhaltung zu machen. (Oder einen Steuerberater, der das übernimmt.)
  • eine Lösung für die Archivierung deiner E-Mails, die GoBD-konform ist.

Wahrscheinlich musst du dich einmal intensiv mit der Materie auseinandersetzen, wie du es gerade tust. Herzlichen Glückwunsch, wenn du bis hierher aufmerksam gelesen hast!

Jetzt solltest du meine Empfehlungen nur noch umsetzen – du bist gesetzlich verpflichtet dazu.

Wenn du vorhast, dein Geschäft noch lange zu betreiben und gute Umsätze zu machen, wird der Steuerprüfer irgendwann an deine Tür klopfen. Zwar werden kleine Unternehmen nur selten geprüft; ausgeschlossen ist es nicht.

Je kleiner ein Unternehmen, desto mehr tun einige tausend Euro an Steuernachzahlungen weh. Warum das Risiko eingehen, wenn du dich mit ein paar Stunden Arbeit und ein paar günstigen Tools davor schützen kannst?

Nimm dir jetzt die Zeit, deine Buchhaltung und dein Archiv rechtssicher und GoBD-konform zu gestalten.

Definiere einmal deine Prozesse, kaufe die nötige Software und richte sie sein. Hast du einmal ein funktionierendes System, musst du dich in Zukunft fast gar nicht mehr darum kümmern.

Stattdessen erkaufst du dir relativ günstig die Sicherheit deiner Existenz und kannst der nächsten Steuerprüfung ganz gelassen entgegenblicken.

2 Kommentare zu „GoBD-konform arbeiten als Selbstständiger: die ultimative Anleitung“

  1. Hallo Marcel,
    welche kostenlosen, also open Source oder free, gibt es denn Deines Wissens?
    Ich kann mir als erfolgsarmer Freiberufler mit einemUmsatz in 2019 von ca 1000€
    keine teure Software leisten.
    Gruß, Ger0

    1. Marcel Schreyer

      Hallo Gero,

      in diesem Bereich gibt es meines Wissens nach keine kostenlose Software. Diese muss die gesetzlichen Bestimmungen erfüllen, laufend aktualisiert werden, sicher sein, usw… das gibt es nicht für umsonst.
      Bei einem Umsatz von 1.000 Euro im Jahr wird dich sicherlich kein Steuerprüfer besuchen, deshalb wäre ich da entspannt.

      Marcel

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