Virtuelle Workshops gestalten: 28 Tipps, Tools und Methoden

Ein Workshop ohne Kaffee und Kekse? Das war lange undenkbar – bis zum Frühjahr 2020, als Präsenz-Workshops während Corona-Pandemie über Nacht praktisch unmöglich waren.

Nach einem kurzen Schock-Moment entdeckten Unternehmen und Workshop-Anbieter, dass es bereits eine gute Lösung gab: virtuelle Workshops – oder auch digitale Workshops – durchgeführt als Videokonferenz.

Auch ich stellte alle Kunden-Workshops auf digital um, bis heute. Doch ein Workshop lässt sich nicht einfach eins zu eins „digitalisieren“. Virtuelle Workshops haben ihre eigene Dynamik und ihre eigenen Herausforderungen.

In diesem Artikel teile ich meine Erfahrungen, Tipps und Methoden mit dir, wie du erfolgreich virtuelle Workshops gestalten und moderieren kannst.

Vorteile virtueller Workshops

Muss ich nicht lange erklären: An digitalen Workshops kann jeder von jedem Ort aus teilnehmen, er oder sie braucht nur Internetzugang und einen Computer. Die Teilnehmenden müssen nicht an einem Ort sein – besonders hilfreich bei Teams, die verteilt arbeiten.

Kosten und Zeit für die Anfahrt fallen weg, genauso eventuelle Raumkosten. Dadurch werden auch kürzere Workshops attraktiv: einen Workshop vor Ort für zwei Stunden zu organisieren, lohnt sich oft nicht; virtuell ist es keine große Sache.

Nachteile virtueller Workshops

In digitalen Workshops vermisse ich die Effekte, die durch die persönliche Zusammenarbeit in einem Raum entstehen. Als Moderator lerne ich zu Beginn die Gruppe kennen, bekomme ein Gefühl für sie. Genauso die Teilnehmenden untereinander.

Ich spüre, wie die Stimmung im Raum ist. An den Gesichtern und der Körperhaltung erkenne ich schnell, ob sie gelangweilt oder begeistert sind – und kann entsprechend reagieren.

Lebhafte Diskussionen sind möglich, es darf auch mal hektisch und durcheinandergeredet werden, wenn alle so richtig in Fahrt sind. Sind alle etwas müde, lassen wir frische Luft ins Zimmer und entspannen bei etwas Smalltalk.

All das funktioniert in virtuellen Workshops nicht, oder nicht so einfach. Es kommt recht wenig Atmosphäre und Bindung zwischen den Teilnehmenden auf. Über die Kamera erhalte ich während des Workshops wenig (non-verbales) Feedback. Ich fühle mich weitgehend als Alleinunterhalter.

Dazu kommt, dass die Teilnehmenden leicht abgelenkt sind: Alle sitzen in Ihrer Arbeitsumgebung, können nebenher surfen oder Nachrichten schreiben, werden vielleicht von Kollegen oder den Kindern im Homeoffice gestört. Da sie sich unbeobachtet fühlen, ist die Versuchung recht groß, schnell mal etwas nebenher zu machen.

Zuletzt hat die Technik so ihre Tücken und nicht alle kommen gleich mit den verschiedenen Tools klar, die für digitale Workshops erforderlich sind.

28 Tipps und Methoden, um virtuelle Workshops zu gestalten

Diese Herausforderungen bleiben, egal, was du machst. Jedoch kannst du Workshops so gestalten und moderieren, dass die Teilnehmenden den Workshop trotzdem positiv erleben und maximalen Nutzen aus dem Workshop daraus ziehen.

Nach und nach habe ich verschiedene Methoden ausprobiert und trainiert, um erstklassige virtuelle Workshops durchführen zu können. In der folgenden Liste teile ich sie mit dir – Nachmachen erwünscht!

Den Workshop vorbereiten

Vorbereitung ist die halbe Miete:

Lieber kürzere als zu lange Workshops

Virtuelle Workshops haben ein deutlich höheres Tempo und erfordern höhere Konzentration – für die meisten Teilnehmenden sind sie anstrengender als Workshops vor Ort.

Plane deine Workshops deshalb lieber kürzer: Nach einem halben Tag sind alle in der Regel erschöpft. Soll der Workshop den ganzen Tag gehen, plane mindestens eine Stunde Pause am Mittag ein; oder teile den Workshop auf zwei halbe Tage auf.

Klärt ab, welche Tools ihr verwendet

Informiere die Teilnehmenden, welche Tools zur Videokonferenz und zur Zusammenarbeit du verwenden möchtest. Kläre ab, ob alle die erforderliche Software installiert haben und grundsätzlich mit der Technik vertraut sind.

Erstelle und verteile eine Anleitung dazu, wenn nötig.

Informiere dich über die Teilnehmenden

Lasse dir vorab eine Liste aller Teilnehmenden geben, und am besten einige Informationen zu allen: 

Wer hat welche Position im Unternehmen oder welche Aufgaben? Wer hat welche Erfahrungen mit dem Workshop-Thema? Wer ist redselig oder dominant, wer eher schüchtern und wortkarg?

So kannst du die Gruppe etwas kennenlernen und weißt, worauf du dich einstellen musst.

Bereite alle Tools und Materialien vor

Erstelle deine Präsentationen und Workshop-Unterlagen rechtzeitig vorher, übe deinen Text. Wenn du verschiedene Tools nutzt, richte sie fertig ein.

Für alle Whiteboard-Aktivitäten lege ich mir Vorlagen in Miro an, auf denen bereits alles Nötige vorhanden ist. Für jeden Workshop kopiere ich einfach die Vorlage: dauert ein paar Sekunden.

Mache am besten eine Generalprobe (zum Beispiel mit Kolleginnen oder Kollegen als Testpersonen), in der du alles ausprobierst und einmal den Workshop im Schnelldurchlauf durchführst.

Wähle Co-Moderatoren aus

Unterstützung im Workshop ist hilfreich: Du konzentrierst dich voll auf die Moderation. Jemand anderes kümmert sich um die Technik, etwa um die Einrichtung der Breakout-Rooms in der Videokonferenz oder um das virtuelle Whiteboard.

Da ich meine Workshops allein halte, spreche ich vorher mit meinen Kunden ab, wer aus deren Team solche Aufgaben übernehmen kann.

Direkt vor dem Workshop

Wie kannst du die richtige Atmosphäre für den Workshop schaffen?

Reduziere Ablenkungen

Das richtige Umfeld hilft dir, dich voll auf den Workshop zu konzentrieren. Such dir einen ruhigen Ort, schalte dein Smartphone stumm, schließe deinen E-Mail-Posteingang.

Lege alles bereit, was du brauchst

Richte dir deinen Arbeitsplatz ein, mit allem, was du brauchst: deine Geräte und Unterlagen, aber auch ausreichend zu trinken und gesunde Snacks, wenn du zwischendurch etwas Energie brauchst.

Öffne alle nötigen Programme und Dateien auf dem Computer, die du brauchen wirst.

Öffne den Raum 15 Minuten vor Beginn

Ich schalte grundsätzlich 15 Minuten vor Workshop-Beginn in den „Moderationsmodus“; d.h. ich bin bereit und öffne den Raum. Eine Person auf Kundenseite bitte ich, ebenfalls 15 Minuten vorher da zu sein.

Wir machen etwas Smalltalk und können letzte Fragen klären. Das baut schon etwas Nervosität ab. Vor allem haben wir Zeit für den nächsten Schritt:

Mache einen Technik-Check

Wir testen alle Funktionen durch: Kamera, Ton, Bildschirm teilen. Soooo wichtig. Erst kürzlich funktionierte plötzlich mein Kamerabild in MS Teams nicht; 10 Minuten vor Workshop-Beginn. Keine Ahnung, warum. 1 Minute vor Beginn und mehrere Software-Neustarts später ging es wieder – auch keine Ahnung, warum.

Du kannst dir vorstellen, wo mein Puls kurzzeitig war…

Den Workshop moderieren

Endlich geht es los. Was solltest du bei der Moderation virtueller Workshops beachten?

Begrüße alle Teilnehmenden persönlich

Wenn die Teilnehmenden in den virtuellen Raum kommen, sind sie oft noch zurückhaltend; es herrscht peinliche Stille. Begrüße deshalb alle freundlich und direkt mit Namen. Sag etwas Nettes oder stelle eine unverfängliche Frage.

Dadurch lockerst du die Stimmung auf und stellst eine Bindung zu den Teilnehmenden her.

Halte die Vorstellungsrunde kurz

Die offizielle Begrüßung und Vorstellungsrunde halte ich in virtuellen Workshops sehr kurz; vor allem, wenn sich die Teilnehmenden untereinander größtenteils kennen. Sonst riskiere ich, dass sich viele gleich langweilen und das Interesse verlieren.

Starte mit Begeisterung

Es liegt nun ganz an dir, die anfängliche Zurückhaltung (oder Müdigkeit) zu überwinden und Schwung in den Workshop zu bringen. Ich beginne meist mit einer Einführung ins Thema; ich erkläre, was das Ziel des Workshops ist und was wir machen werden.

Dabei bin ich betont begeistert und voller Energie, um die Gruppe mitzureißen. Betest du langweilig deine Powerpoint-Folien herunter, beschäftigen sich die anderen lieber mit ihren Smartphones und fragen sich, ob es wirklich wert war, ihre wertvolle Zeit für diesen Workshop zu opfern.

Halte keine langen Vorträge

Meine Präsentation geht nicht länger als 30 Minuten, bevor wir zum eigentlichen Workshop kommen und gemeinsam arbeiten. 

Manchmal baue ich gleich zu Beginn, noch vor meinem Vortrag, eine kleine Aufwärmübung ein: 5 oder 10 Minuten, in denen jeder Teilnehmer eine kleine Aufgabe lösen und präsentieren muss, oder ein kurzes Brainstorming.

Gestalte deine Präsentationsfolien einfach, aber abwechslungsreich

Präsentationsfolien sollten grundsätzlich einfach und leicht verständlich sein, nicht überladen und nicht voller Text sein. Arbeite mit Schlagworten oder kurzen Sätzen, mit Bildern und Grafiken.

Während mich das Publikum bei einem persönlichen Vortrag in voller Größe sieht, nehmen in einer Videokonferenz die Folien den größten Platz ein. Deshalb gestalte ich meine Folien dafür etwas anders:

Ich packe noch weniger Inhalt auf eine Folie und schalte relativ durch die Folien; vielleicht alle 30 Sekunden. Habe ich eine etwas „vollere“ Folie, blende ich die einzelnen Elemente nach und nach per Klick ein.

Dadurch ist permanent Bewegung auf dem Bildschirm. Starren die Teilnehmer 3 Minuten lang auf dasselbe Bild, verlieren sie leicht das Interesse.

Dadurch, und durch die nächsten beiden Tipps, behalte ich über längere Zeit die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden.

Sprich direkt in die Kamera

Egal, ob du gerade präsentierst, oder eine Gruppenarbeit moderierst: Sprich direkt in die Kamera. Sieh die Kamera als deine Zuhörerin.

Es ist verlockend, auf die Gesichter der Teilnehmenden zu schauen. Doch das bedeutet, dass du an der Kamera vorbei, und damit an den Teilnehmenden vorbei ins Leere schaust.

Es ist ungewohnt, längere Zeit in das tote Auge einer Kamera zu sprechen – mit ein wenig Übung klappt es.

Übertreibe Stimme, Mimik und Handgesten (ein bisschen)

Kamera und Mikrofon übertragen zwar deine Worte in perfekter Qualität; trotzdem geht über diesen Weg ein großer Teil deines Ausdrucks verloren. Ein warmer Tonfall oder ein leichtes Lächeln sind für das Publikum „auf der anderen Seite des Bildschirms“ schwer wahrzunehmen.

Deshalb solltest du alles leicht übertreiben – so wie es Schauspieler vor der Kamera tun. Sprich klar und betont. Wenn du lächelst, strahle übers ganze Gesicht. Mache Handgesten, die im Kamerabild sichtbar sind.

All das mag sich komisch anfühlen, doch nur so kannst du Gefühle und Begeisterung digital transportieren. 

Das gilt vor allem, wenn du deinen Bildschirm teilst oder Präsentationsfolien zeigst. Dein Kamerabild ist dann nur winzig (oder gar nicht) zu sehen. Um trotzdem die Aufmerksamkeit der anderen zu behalten, musst du dich ins Zeug legen.

Achte nicht auf die Gesichtsausdrücke

Leider kommt dieselbe Begeisterung in virtuellen Workshops nicht zurück – denn die Teilnehmenden achten nicht ausdrücklich auf diese Tipps.

Sie schauen auf den Monitor und damit vorbei an der Kamera. Sie schauen zwischendurch aus dem Fenster, um die Augen zu entspannen. Und wenn sie dir gebannt und aufmerksam folgen, sieht der dazugehörige Gesichtsausdruck eher gelangweilt oder sogar kritisch aus.

Da du alle Gesichter in Nahaufnahmen siehst, kannst du dich leicht irritieren lassen. Achte deshalb nicht besonders darauf. Meine Erfahrung zeigt: Die Gesichtsausdrücke der Teilnehmenden sagen kaum etwas darüber aus, ob sie begeistert sind oder nicht.

Stelle häufig Fragen

Du bekommst also wenig sichtbares Feedback von den Teilnehmenden zurück. Und einige trauen sich auch nicht, im Workshop spontan etwas zu sagen, wenn sie etwas gut oder nicht gut finden, oder etwas nicht verstehen, oder müde sind und eine Pause brauchen.

Wenn du also Feedback möchtest, musst du fragen. Stelle regelmäßig Fragen in die Runde oder direkt an einzelne: Habt ihr alles verstanden? Welche Fragen habt ihr dazu? Wie findet ihr das?

So bekommst du die Stimmung mit und kannst darauf reagieren. Wenn die Kommentare positiv sind, motiviert dich das für den weiteren Workshop.

Halte die Energie und Begeisterung hoch

Obwohl wenig Atmosphäre aufkommt, die dich trägt, darfst du die Begeisterung nicht verlieren. Mit der Zeit sinkt die Konzentration und Motivation der Teilnehmenden – das ist normal.

Wenn du auch noch müde und lustlos klingst, ist schnell der Punkt erreicht, an dem keiner mehr will. Sei deshalb die ganze Zeit voller Energie dabei; gerade, wenn es zäh wird.

Ja, es ist so anstrengend, wie es sich anhört. Ich bin nach einem halben Tag Workshop ziemlich platt; und der Hinweis auf Getränke und Snacks kommt nichts von ungefähr.

Macht genügend Pausen

Apropos anstrengend: Plane regelmäßige Pausen ein. Jede Stunde 5 Minuten oder alle 2 Stunden 10 Minuten sind gut. Nutze dich Pausen zur Erholung: Lüfte, trinke einen Schluck, mache ein paar Dehnungsübungen, atme tief durch. Nur so „überlebst“ du eien längeren Workshop.

Gruppenaktivitäten durchführen

Gruppenarbeit ist eine besondere Herausforderung in virtuellen Workshops. Hier meine Tipps dazu.

Teilt euch in kleinere Gruppen auf (Breakout-Rooms)

Intensive Gruppenarbeit und Diskussionen mit mehr als 4 oder 5 Personen sind in einer Videokonferenz nahezu unmöglich. Teile deshalb die Teilnehmenden für den aktiven Workshop-Teil in kleinere Gruppen mit maximal 5 Personen auf.

Die meisten Videokonferenz-Lösungen bieten dafür eine Funktion namens „Breakout-Rooms“: die Teilnehmenden können sich in mehrere Räume aufteilen.

Wenn du als Moderator oder Moderatorin alleine bist: Versichere dich, dass alle wissen, was sie machen sollen, und wie. Du kannst immer nur in einem Raum bei einer Gruppe sein – die jeweils anderen sollen ohne dich loslegen können.

Ich überlege mir bereits vor dem Workshop anhand der Infos aus der Teilnehmerliste, wie ich die Gruppen optimal aufteile. Dadurch verschwende ich im Workshop keine Zeit.

Gib klare Zeitlimits

Gib zu jeder Gruppenaktivität an, wie lange sie dauern soll. Du kannst einstellen, dass die Breakout-Rooms nach einer gewissen Zeit automatisch geschlossen werden und alle Teilnehmenden zurück in den Hauptraum kommen. Setzte die Limits lieber etwas zu knapp – der Zeitdruck hilft, dass alle konzentriert arbeiten.

Motiviere und unterstütze die Gruppen

Sind die Teilnehmenden eher zurückhaltend und unsicher, kommt die Gruppenarbeit manchmal schwer in Gang. Dann bist du als Animateur oder Animateurin gefragt: Stelle Fragen, um eine Diskussion zu beginnen; erwähne Beispiele, gib Anregungen. (Achte aber darauf, dass nicht du die Arbeit für die Gruppe übernimmst.)

Unterstütze die Teilnehmenden, wenn sie bestimmte Software nutzen müssen. Übernimm vielleicht zu Beginn die Rolle am Whiteboard, schreibe und platziere die Post-its, während die anderen nur reden müssen.

Entweder du springst dafür zwischen den Breakout-Rooms hin und her; oder du beauftragst in jeder Teilgruppe eine Person, deine Rolle zu übernehmen. Du solltest natürlich vorher diesen Personen erklären, was sie tun sollen.

Wechsle verschiedene Methoden oder Aktivitäten ab

Halte die Teilnehmenden durch abwechslungsreiche Aktivitäten bei Laune. Zum Beispiel führe ich in meinem Persona-Workshop drei Runden mit jeweils anderen Methoden durch: vom Brainstorming bis zum Interview-Rollenspiel.

Dadurch bleibt es für alle spannend. Oder ich kann einfach die Methode wechseln, wenn ich merke, dass wir gerade nicht weiterkommen.

Außerdem habe ich immer ein paar extra Aktivitäten parat, die ich spontan einbauen kann, um wieder etwas Schwung in die Diskussion zu bringen.

Lass alle zu Wort kommen

In einer Videokonferenz können nicht mehrere gleichzeitig reden. Außerdem haben manche Hemmungen, vor der Kamera zu sprechen. Deshalb kann es leicht passieren, dass wenige eine Diskussion dominieren, während andere kaum oder nie zu Wort kommen.

Das tritt besonders auch solche zu, die ihre Kamera nicht (permanent) eingeschaltet haben – das kommt leider häufig vor.

Binde solche Teilnehmenden unbedingt in den Workshop mit ein. Sprich sie persönlich an, frage sie nach ihren Ideen oder Meinungen, ermutige sie. Wenn andere immer das Wort an sich reißen und lange Monologe halten, musst du sie manchmal freundlich unterbrechen.

Es ist dein Job als Moderatorin oder Moderator, dass sich alle wohlfühlen und einbringen können.

Am Ende und nach dem Workshop

Puh, endlich geschafft. Jetzt noch ein paar letzte Tipps.

Frage alle nach Feedback

Lasse am Ende genügend Zeit, damit alle ihre Fragen, ihre Eindrücke und ihr Meinung zum Workshop teilen können. Wie erwähnt: Während des Workshops bekommst du relativ wenig Feedback; deshalb musst du es dir am Ende aktiv holen.

Oft habe ich während des Workshops den Eindruck, dass alle nur mäßig begeistert und interessiert sind – aus oben genannten Gründen. Wenn ich dann am Ende frage, sagen sie: Super! Toll! Spitze!

In diesem Moment fällt meine Anspannung ab und ich bin glücklich. Hätte ich nicht gefragt, wäre ich mit mulmigem Gefühl in den Feierabend gegangen.

Notiere dir, was du besser machen möchtest

Trotzdem gibt es jedes Mal Dinge, die nicht optimal gelaufen sind. Meistens merken die Teilnehmenden davon nichts; sie fallen nur mir auf. 

Trotzdem möchte ich an diesen Punkten arbeiten. Deshalb notiere ich sie mir. In der Vorbereitung für den nächsten Workshop arbeite ich die Verbesserungen in meine Präsentation oder den Workshop-Ablauf ein.

Virtuelle Workshops gestalten: Es liegt an dir

Zusammenfassend kann gesagt werden: Die Moderatoren-Rolle ist in virtuellen Workshops noch wichtiger als in Workshops vor Ort. 

Hast du ein gut eingespieltes Team zusammen in einem (echten) Raum, trägt die Gruppendynamik große Teile des Workshops. Du kannst dich mal eine halbe Stunde zurücklehnen und die Gruppen arbeiten lassen. Über die Stimmungen bekommst du leicht mit, wann du was machen musst.

In einem virtuellen Workshop bist du permanent gefordert. Deine Begeisterung setzt den Maßstab für den ganzen Workshop. Die Distanz, die die digitale Umgebung schafft, musst du aktiv überbrücken, durch dein Engagement und verschiedene Methoden.

Perfekte Vorbereitung und Übung hilft dir dabei, dass du dich voll auf deine Rolle im virtuellen Workshop konzentrieren und die Erwartungen aller Teilnehmenden erfüllen kannst.